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Zeitliche Vorbereitung einer Hochzeit mit Abendfeier

  • haschkerfoto
  • vor 2 Tagen
  • 2 Min. Lesezeit
( Bild: KI generiert )
( Bild: KI generiert )

Der strukturierte Plan vom Antrag bis zur Party


Eine Hochzeit mit Feier am Abend erfordert frühzeitige Planung – besonders wenn Location, Fotograf oder DJ stark nachgefragt sind. Je früher ihr startet, desto entspannter wird die gesamte Vorbereitungszeit.


🔔 18–24 Monate vorher (optional, aber ideal bei beliebten Terminen)

Besonders wichtig bei:

  • Samstags-Terminen

  • Sommerhochzeiten (Mai–September)

  • Beliebten Locations

  • Exklusiven Dienstleistern

Jetzt erledigen:

✔️ Wunschdatum festlegen✔️ Grobe Budgetplanung✔️ Gästeanzahl realistisch kalkulieren✔️ Location besichtigen und reservieren

Warum so früh?Beliebte Locations sind oft 1–2 Jahre im Voraus ausgebucht.


📅 12–18 Monate vorher

Jetzt beginnt die konkrete Planung.

1️⃣ Location fix buchen

  • Vertrag prüfen (Mietdauer, Sperrstunde, Technik, Reinigung)

  • Catering: Inhouse oder extern?

  • Probeessen vereinbaren

2️⃣ Fotograf buchen

Sehr wichtig! Gute Hochzeitsfotografen sind 12–18 Monate im Voraus reserviert.Besonders, wenn ihr einen bestimmten Stil möchtet (z.B. natürlich, emotional, reportageartig).

3️⃣ Videograf (falls gewünscht)

Auch hier: früh anfragen.

4️⃣ Standesamt / Kirche reservieren

Gerade Samstags-Termine sind schnell vergeben.


💌 9–12 Monate vorher

1️⃣ DJ oder Liveband buchen

  • Abendprogramm besprechen

  • Technik klären

  • Musikstil definieren

2️⃣ Trauredner (freie Trauung)

Freie Redner sind teilweise 1 Jahr im Voraus ausgebucht.

3️⃣ Floristik anfragen

  • Konzept erstellen

  • Saisonale Blumen berücksichtigen

  • Tischdekoration planen

4️⃣ Hochzeitskleid aussuchen

  • Lieferzeit: 4–6 Monate

  • Änderungen einplanen


🎂 6–9 Monate vorher

1️⃣ Papeterie planen

  • Save-the-Date (ca. 6–8 Monate vorher verschicken)

  • Einladungskarten gestalten

2️⃣ Catering finalisieren

  • Menüauswahl

  • Mitternachtssnack

  • Getränkepauschalen

3️⃣ Hochzeitstorte buchen

Beliebte Konditoren sind 6 Monate im Voraus ausgebucht.

4️⃣ Stylist / Hair & Make-up Artist buchen

Probetermin vereinbaren.


👞 4–6 Monate vorher

✔️ Anzug aussuchen✔️ Ringe auswählen (Gravur dauert!)✔️ Deko-Details finalisieren✔️ Ablaufplan erstellen (gemeinsam mit Fotograf & DJ)


📬 3–4 Monate vorher

✔️ Einladungen verschicken✔️ Sitzordnung grob planen✔️ Hotelkontingente für Gäste organisieren✔️ Transport klären (Shuttle?)


📋 6–8 Wochen vorher

✔️ Finale Gästeanzahl an Location melden✔️ Ablauf final abstimmen✔️ Dienstleister-Meeting oder Call✔️ Notfallkontaktliste erstellen


🕰️ 2 Wochen vorher

✔️ Timeline drucken✔️ Zahlungsfristen prüfen✔️ Trauzeugen einweisen✔️ Wetter-Backup (bei Outdoor-Trauung)


📆 Am Hochzeitstag – Zeitlicher Ablauf (Beispiel Abendfeier, die Zeiten sind nur Beispiele und sollten angepasst werden. )


14:00 – Getting Ready

16:00 – First Look & Paarshooting

17:00 – Trauung

18:00 – Sektempfang

19:00 – Dinner

21:00 – Eröffnungstanz

22:00 – Party

00:00 – Mitternachtssnack


⚠️ Was viele Paare unterschätzen

  • Pufferzeiten einplanen (mind. 15–20 Minuten pro Programmpunkt)

  • Technik testen (Mikrofone!)

  • Lichtkonzept am Abend (für Stimmung & Fotos extrem wichtig)

  • Dienstleister-Zusammenarbeit koordinieren


🎯 Fazit

Je früher die Kern-Dienstleister gebucht werden (Location, Fotograf, DJ), desto entspannter wird die gesamte Planung.

Die meisten Stresssituationen entstehen durch:

  • Zu spätes Anfragen

  • Unklare Abläufe

  • Unrealistische Zeitplanung am Hochzeitstag


 
 
 

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